転職アドバイス

外国人が転職する際に必要な手続き一覧「在留資格の更新・変更や就労資格証明」について

外国人の方が転職活動をしようと思った時に不安に思うのは「転職時の在留資格(就労ビザ)の手続き」ではないでしょうか。今持っている就労ビザのままで問題なく転職できるのか、転職と更新のタイミングがかぶってしまったらどうするのかなど、就労ビザに関する疑問がたくさん浮かんでくると思います。スムーズに転職活動を進めるために、転職にはどのような手続きが必要になってくるのかなど一連の流れと準備方法をきちんと理解し、転職を成功させましょう!

転職時に在留資格(就労ビザ)の切り替えが必要か確認しよう

今回は、転職をしようとしている外国人のためにも分かりやすく、転職をする際に必要な在留資格に関する手続きをAからEまで5つに分けて解説します。

 

 

転職時の在留資格の変更が必要かどうか判断する際に下記の3つが重要な判断材料になります。

 

  1. 転職先の職務内容
  2. 在留資格(就労ビザ)で認められている活動範囲
  3. 就労ビザの在留期限が3か月以上ある

 

この3つを整理すると以下のCase AからCase Eにまとめることができます。

 

 

 

外国人の転職に必要な手続き一覧

Case AからCase Eに対し、それぞれ必要な手続きを1つの表にまとめてみました。

 

それでは、これよりそれぞれケースごとに必要な手続きの解説していきたいと思います。

 

全員に共通!外国人が転職する際の手続き「所属機関に関する届出」

まず最初にお伝えしたいのが、転職したことを出入国在留管理局に知らせるための「所属機関に関する届出」における「契約(活動)機関の変更の届出」と呼ばれる手続きについてです。

 

 

この手続きは在留資格の変更の有無に関わらず、日本で働く外国人が転職した時は全員が必ず行う必要があります。

 

 

入国管理局に対して「契約機関の変更の届出」もしくは「活動機関の変更の届出」を行うのですが、どちらの届出をするかは保持する在留資格によって変わってきます。

 

 

 

例えばエンジニアやプログラマー、通訳、英会話講師などに該当する在留資格「技術・人文知識・国際業務」を持つ方は契約機関に関する届出手続を行います。

 

 

所属機関等に関する届出手続

 

申請場所やその方法

「所属機関に関する届出」の申請は、お住いの地域を管轄する出入国在留管理庁の窓口にて行うことができます。また出張所を含めると全国の都道府県に各1か所以上手続きが可能な窓口がありますので、全国各地で問題なく更新の申請が行えます。

 

 

また「所属機関に関する届出」は、出入国在留管理庁の窓口だけではなく、インターネットや郵送でも行うことができます。

 

出典:出入国在留管理庁の概要

 

「契約(活動)機関の変更の届出」は転職後14日以内に行いましょう

「契約機関(活動機関)の変更の届出」は、転職をしてから14日以内にを行うようにしてください。仮に転職してから14日以内にこの届け出を出さなかった場合、次回の在留資格・就労ビザの更新や変更の際に不利に働くことも考えられますので、万が一手続きを忘れていた時はできるだけ早く手続きを行うようにしましょう。

 

 

それでは、早速ケース別の手続きを確認していきましょう。

 

Case A「就職前と職務内容が同じ」かつ「在留期間が3か月以上残っている」場合

まずはCase Aにはどのような人が当てはまるのか、どのような手続きが必要になるか説明していきたいと思います。

 

 

Case Aの例

「転職前と職務内容が同じ」とはどのような場合を指すのか、一般的な事例をご紹介します。

 

つまり、転職したことによって職場は変わったけれど、本人がどんな内容の仕事をするのか(職務内容)は変わらない場合です。

 

Case Aの場合に必要な手続き

 

Case A「転職前と職務内容が同じでかつ就労ビザの在留期限が3か月以上ある」場合は、転職の手続きとして「在留資格の変更の手続き」は必要ありません。その代わり「就労資格証明書」を取得していただくことを強くおすすめいたします。

 

就労資格証明書とは

「就労資格証明書」とは外国籍の方が転職する際に必要になる書類の一つで、「転職後の職務内容と現在の在留資格として認められた職務内容が一致している」ことを法務大臣の名の下に証明する重要な書類です。

 

この証明書の役割としては、新しい雇用主に対し「現在の在留資格でこれから行う業務内容がカバーされていること」、つまりあなたがその会社で働く資格があることを示してくれます。この書類は入社前に会社に提出します。

 

 

万が一、就労資格証明書の申請が通らず不交付だった場合は、「現在の在留資格で認められている職務内容と転職先の職務内容が不一致」ということになります。そのため転職先に内定をもらっていたとしてもそのまま就労すると不法就労とみなされるリスクがあるため「採用見送り」という事態もありえます。

 

就労資格証明書のための必要な書類

就労資格証明書を申請するために必要書類一覧は以下になります。

 

 

  • 就労資格証明交付申請書
  • 資格外活動許可書(取得している方のみ)
  • 在留カード又は特別永住者証明書
  • 旅券(パスポート)又は在留資格証明書
  • 源泉徴収票(以前勤めていた会社に発行してもらう)
  • 退職証明書(以前勤めていた会社に発行してもらう)
  • 転職先の会社の概要を示す書類(登記簿謄本、決算書、会社の案内書など)
  • 転職先の会社より発行された雇用契約書、採用通知、辞令・給与辞令など

 

 

出典:就労資格証明書交付申請(法務省)

 

必要な書類の準備の仕方

  • 法務省HPよりダウンロード就労資格証明交付申請書 
  • 転職前の会社に発行してもらう書類:源泉徴収票と退職証明書
  • 転職後の会社に発行してもらう書類:登記簿謄本、決算書、会社の案内書、雇用契約書、採用通知、辞令・給与辞令など

 

就労資格証明書を申請する方法

就労資格証明書は「契約機関(活動機関)の変更の届出」と同様に「窓口」「郵送」または「インターネット」から取得申請することが可能です。証明書の取得には長くて1カ月ほどの期間がかかってしまう可能性もあるため、早めに申請するようにすると安心です。

 

 

転職先の会社がやってくれるわけではなくご自身が行う手続きになりますので、転職先が決まり次第、手続きの流れなどを調べてどんな手続きが必要なのか理解しておきましょう。

 

 

必要な提出書類の揃え方や、手続きのやり方が分からないといった場合は「外国人在留総合インフォメーションセンター」や「外国人総合相談支援センター」など行政が無料で行っている外国人に向けた相談サービスもあります。

 

就労資格証明書を取るメリット

「就労資格証明」は転職時に転職先の会社に提出するだけではなく、次回在留資格を更新する際に一緒に添付することで審査を通しやすくする書類にもなります。取得自体は任意ですが転職ごとに申請していただくことをおすすめいたします。

 

Case B「就職前と職務内容が同じ」かつ「在留期間が3か月以上残っていない」場合

では次にCase Bにはどのような人が当てはまるのか、そしてどうやって手続きをすればいいのか説明していきたいと思います。

 

 

 

Case Bの例

Case Aとも同じですが、「転職前と職務内容が同じ」とは以下のような場合を指します。

 

つまり、転職したことによって職場は変わったけれど、本人がどんな内容の仕事をするのか(職務内容)は変わらない場合です。大きな違いは「就労ビザの在留期間が3カ月未満」であることです。

 

Case Bの場合に必要な手続き

 

結論からお伝えすると、Case B「転職前と職務内容は同じでも、就労ビザの在留期限が3か月以上ない」場合は、転職をする際の手続きとして「在留期間更新許可申請」の手続きが必要となります。

 

在留期間更新許可申請とは?

「在留資格更新許可申請」とは、在留期間の延長を申請する手続きです。在留期間が満了しても引き続き同じ在留資格で日本に滞在・就労するために、在留期間が満了する日より3か月ほど前を目安に手続きを行います。

 

 

Case Bのように転職で職務内容が同じという場合に、ご自身が持っている在留資格(就労ビザ)が転職先の会社の職種・職務内容が一致しているかどうかを審査するためのものです。つまり、同じ在留資格で転職後の新しい会社の仕事をする資格があるのかどうかを証明ために行います。

 

 

出典:在留期間更新許可申請(法務省)

 

在留資格更新許可申請の難易度は?

上記でもお話ししたように職務内容が前の会社と同じであっても、転職後の在留期間が3か月未満であれば、在留期間の更新が必要になります。

 

 

在留資格更新許可申請を行う時は、転職先の会社情報や職務内容など全く新しい情報をもとに改めて審査が行われます。ビザの更新とはいっても、実質新しい在留資格を申請する時と同じ基準で審査が行われます。仮に転職先の職務内容が在留資格の活動範囲外と認められてしまうと、申請が下りず更新ができないということもありえますのでご注意ください。

 

在留資格更新許可申請が下りない場合は?

もし申請が下りず、在留資格更新許可申請の不許可通知が送られてきた場合は、不許可通知の書類とパスポート・在留カードを持って申請を行った窓口まで行きましょう。担当者よりなぜ申請が通らなかったか理由や説明を受けることができます。

 

 

説明を受け、なぜ不許可になったかを理解できたら、不許可になった原因を解消できるか検討してみましょう。もし、不許可になった原因を解消できるようであれば、再申請のために準備をしましょう。それが難しい場合は、転職先の内定を丁寧にお断りし改めて自分の在留資格に合った職務内容での転職活動を行いましょう。

 

在留期間更新許可申請に必要な書類

  1. 在留期間更新許可申請書
  2. 写真(縦4 cm×横3 cm)
  3. パスポートおよび在留カード
  4. 日本での活動に応じた資料(例えば、「技術・人文知識・国際業務」の方は以下になります。)
    • 直近の課税証明書、納税証明書(住民税)
    • 前の会社からもらった源泉徴収票と退職証明書
    • 転職先の会社の概要を示す書類(登記簿謄本、決算書、会社の案内書など)
    • 転職先の会社より発行された雇用契約書、採用通知、辞令・給与辞令など

 

※「在留期間更新許可申請」を行う時は、それぞれの在留資格(就労ビザ)に応じて使用する申請書様式が異なります。多くの方が保持している「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ方はこちらのURLより申請書をダウンロードできます。

 

(「技術・人文知識・国際業務」在留資格の方の申請書ダウンロード)

 

必要な書類の準備の仕方

  • 法務省HPよりダウンロード在留目的に合わせた申請書
  • 転職前の会社に発行してもらう書類:源泉徴収票と退職証明書
  • 転職後の会社に発行してもらう書類:雇用契約書・採用通知・辞令・給与辞令・登記簿謄本・決算書・会社の案内書
  • 住んでいる自治体で発行してもらう書類:課税証明書と納税証明書

 

在留期間更新許可申請の手続きの流れ

Case B「転職前と職務内容は同じでも、就労ビザの在留期限が3か月以上ない」場合、在留期間の更新申請は以下のような流れになります。

 

 

  • ステップ1:上記の必要書類を集めて準備をする

 

  • ステップ2:近くの地方出入国在留管理局の窓口で申請の手続きを行い、「申請受理票」をもらう(※申請受理票はあなたの申請番号が記載されており、進捗状況の問い合わせや申請結果をもらいに行くときに必要な番号になりますので、メモや写真を撮ったりして申請番号をなくさないようにしましょう。)

 

  • ステップ3:申請後に出入国在留管理局より追加の書類の提出を依頼された場合、迅速に対応する

 

  • ステップ4:自宅に「在留期間更新許可通知」が送られてくる(審査にかかる期間は2週間から1か月ほどです。)

 

  • ステップ5:郵送されてきた「在留期間更新許可通知」のはがきと在留カードおよびパスポートを持って地方出入国在留管理局の窓口まで行き、新しい在留カードを発行してもらう
    (※「〇月〇日までにおいでください」など約2週間以内に受け取りに来るように期限が設定されています。期限内に必要なものを持参して期限内に受け取るようにしましょう。)

 

Case C「就職前と職務内容が変わったか自分で判断できない」場合

「転職先の職務内容」が「在留資格(就労ビザ)で認められている職務内容」と同じかどうか自分では分からないという場合もあると思います。

 

Case Cの場合に必要な手続き

ご自身で判断できない場合は、在留資格の変更の手続きが必要になるかどうか確認するために、Case Aと同様で転職先が決まり次第、地方入国管理局に「就労資格証明書」を申請することをおすすめいたします。

 

「就労資格証明書」が発行された場合

「就労資格証明書」の審査が通り、証明書が交付された場合は、Case Aと同様の手続きを行う流れになります。つまり、「就労資格証明書」の取得と「契約機関(活動機関)の変更の届出」を転職後14日以内に行うことで、転職に必要な手続が終わります。

 

「就労資格証明書」が発行されなかった場合

もし、審査が通らなかった場合は、転職先の職務内容がご自身の在留資格で認められている職務内容と異なるということになります。したがって、これから説明するCase Eを参考に手続きを行ってください。

 

Case D「職種が変わったが、職務内容が在留資格の活動範囲内」である場合

次に、Case Dにはどのような人が当てはまるのか、またどのような手続きをすればいいのか説明していきたいと思います。

 

Case Dの例

「職種は変わったが、職務内容が在留資格の活動範囲内」とはどのような場合を指すのか、一般的な事例をご紹介します。

 

この場合、職種は「通訳」から「ITエンジニア」に変わっても、どちらの職種も同じ就労ビザ「技術・人文知識・国際業務」であり、「ITエンジニア」の職務内容は活動範囲内と言えます。ただし、同じ種類の在留資格(就労ビザ)でも、外国人それぞれの学歴や実務経験で、許可される職務内容は変わってきます。

 

 

上記のように「通訳」の仕事をしている外国人が、別の会社に転職し、「ITエンジニア」の仕事を行えるかどうかは、外国人本人の学歴や職歴によって変わってくるため、転職先で「ITエンジニア」として働ける資格があることを証明してもらう必要があります。

 

Case Dの場合に必要な手続き

 

結論から申し上げますと「職種が変わっても、転職先の職務内容が在留資格の活動範囲内」である場合、在留期限が3ヶ月以上残っていれば「在留資格変更許可申請」をする必要はありません

 

 

その代わり、Case Aと同様、「就労資格証明書」を取得するために申請をしておくといいでしょう。Case Aと同様、事前に「就労資格証明書」を取得することで、現在の在留資格の活動範囲内である職種を行う資格があるということが証明されます。転職先に入社する前に「就労資格証明」をきちんと取る申請を行うことで、会社にとっても安心して仕事を任せられますし、今後業務を継続して続けてもらえるという安心感を与えることができます。

 

 

また、後日、就労ビザの更新手続きを行う場合にも、「就労資格証明書」を添付することで基準審査のハードルが高い「在留資格更新許可申請」の手続きを比較的スムーズに進めることができます。「職種が変わっても、転職先の職務内容が在留資格の活動範囲内」であり、かつ、在留期限が3ヶ月以上残っている場合はCase Aと同じ手続をしていただくことになります。「所属機関に関する届出」と「就労資格証明」のやり方や手続きの流れは上記をご確認ください!

 

Case Dに当てはまるが、在留期間が3か月を切っている場合

「職種が変わっても、転職先の職務内容が在留資格の活動範囲内」であっても、在留期間が3か月を切っている場合もあると思います。その場合には、Case Bと同様に「在留資格更新許可申請」の手続きを行っていただく必要があります。手続きの流れや必要書類などは上記に記載しましたCase Bをご確認ください!

 

Case E「職種が変わり、転職後の職務内容も在留資格の活動範囲外」である場合

最後にCase Eにはどのような人が当てはまるのか、また、どのような手続きを行うべきなのか説明していきたいと思います。

 

Case Eの例

「転職後の職務内容が在留資格の活動範囲外」であるとはどのような場合を指すのか、一般的な事例をご紹介します。

 

この場合、職種は「ITエンジニア」から「代表取締役」に、また在留資格も「技術・人文知識・国際業務」から「経営・管理」に変更することになります。つまり、転職後の職務内容は、ご自身の在留資格では認められていない職務内容であるため、在留資格の活動範囲外となります。

 

Case Eの場合に必要な手続き

 

Case E「職種が変わり、職務内容も在留資格の活動範囲外」である場合、転職をする際の手続きとして「在留資格変更許可申請」をしていただく必要があります

 

 

つまり、転職先の職務内容が、ご自身が保有している在留資格の活動範囲内ではない場合は、在留期限が3か月以上残っていたとしても「在留資格変更許可申請」を行わなければいけません。

 

 

出典:在留資格変更許可申請(法務省)

 

手続きをするタイミングに要注意

在留資格変更許可申請の手続きを行う前に、在留資格の活動範囲外の転職を完了し、働き始めてしまった場合、就労ビザに認められていない「資格外活動」をしているとみなされます。最悪の場合、在留資格を取り消される場合もありますので、転職先が決まり次第、手続きの準備を行い、転職先に入社をする前に「在留資格変更許可申請」を済ませることが必要になります。

 

 

出典:在留資格の取消し

 

在留資格変更許可申請に必要な書類

「在留資格変更許可申請」に必要な書類は以下になります。

 

  1. 在留期間更新許可申請書
  2. 写真(縦4 cm×横3 cm)
  3. パスポートおよび在留カード
  4. 日本での活動に応じた資料(例えば、「技術・人文知識・国際業務」の場合)
    • 直近の課税証明書、納税証明書(住民税)
    • 前の会社からもらった源泉徴収票と退職証明書
    • 転職先の会社の概要を示す書類(登記簿謄本、決算書、会社の案内書など)
    • 転職先の会社より発行された雇用契約書、採用通知、辞令・給与辞令など
  5. 本人の転職理由書

 

必要な書類の準備の仕方

  • 法務省HPよりダウンロード在留目的に合わせた申請書
  • 転職前の会社に発行してもらう書類:源泉徴収票と退職証明書
  • 転職後の会社に発行してもらう書類:雇用契約書・採用通知・辞令・給与辞令・登記簿謄本・決算書・会社の案内書
  • 住んでいる自治体で発行してもらう書類:課税証明書と納税証明書

 

在留資格変更許可申請の手続きの流れ

  • ステップ1:転職活動を行い、転職先と雇用契約を結ぶ

 

  • ステップ2:上記の必要書類や申請書類を一式準備する

 

  • ステップ3:地方出入国在留管理局の窓口で申請手続きを行い「申請受理票」を受け取る(※申請受理票はあなたの申請番号が記載されており、問い合わせをする際などに必要な番号になりますのでなくさないようにしましょう。)

 

  • ステップ4:申請後に出入国在留管理局より追加の書類の提出を依頼された場合、迅速に対応する

 

  • ステップ5:2週間から1か月ほどで審査が完了し、出入国在留管理局より審査完了の通知結果が発送される

 

  • ステップ6:郵送された結果通知書と在留カードおよびパスポートを出国在留管理局に持参し、新しい在留カードを受け取る(※「〇月〇日までにおいでください」など約2週間ほどの期限が設定されていますので、できるだけ期限内に受け取りに行くようにしましょう)

 

5つのケースを参考にして今後の転職の手続きをスムーズに行いましょう

yosuke14– stock.adobe.com

 

最近では日本で働く外国人が166万人と増え続けている中で、外国人も日本人もキャリアアップをしたり、転職をする機会がより一層増えています。しかし、外国人が日本で働く際や転職する際にとても重要になる「就労ビザ」は、仕組み自体も分かりづらく、自分で手続きをするのが難しいと考えている方も多いのが現実です。

 

 

今回は、日本で働く外国人が転職をする際にどのような手続きが必要になるのかを、①転職先の職務内容、②在留資格で認められている活動範囲、③就労ビザの在留期間という3つのポイントを踏まえ、5つのケースに分けることで必要な書類や手続きの流れを細かく説明をさせていただきました。

 

 

また、在留資格の変更や更新の申請をする際に参考にしていただけるガイドラインを、7か国語(日本語・英語・中国語・韓国語・ポルトガル語・スペイン語・タガログ語)よりアクセスしていただけますので、こちらもご確認ください。

 

 

出典:在留資格の変更,在留期間の更新許可のガイドライン

 

不明点は問い合わせて確認しよう

最後に、手続きを進めていくうちに、必要な書類の書き方が分からない、申請のやり方が分からないといった具体的な悩みも出てくると思います。就労ビザや転職活動に関してわからないことがありましたら「外国人在留総合インフォメーションセンター」や「外国人総合相談支援センター」など行政が無料で行っている外国人に向けた相談サービスもありますので、ぜひご利用いただければと思います。

 

 

出典:インフォメーションセンター・ワンストップ型相談センター

出典:外国人総合相談支援センター

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